Bahasa Kerja Pabrik: Biar Instruksi Nyambung, Proses Tetap Aman
Di pabrik, “bahasa kerja” bukan sekadar kosakata. Ini soal cara menyampaikan instruksi, melapor masalah, minta konfirmasi, dan memastikan semua orang paham hal yang sama — dari operator, leader, QC, sampai engineering. Kalau bahasanya tidak rapi, dampaknya nyata: salah produksi, rework, delay, bahkan risiko safety.
Halaman ini merangkum Bahasa Kerja Pabrik yang umum dipakai di lingkungan manufaktur (termasuk kolaborasi dengan tim Jepang): istilah inti, pola kalimat yang aman, contoh komunikasi lintas fungsi, tabel referensi cepat, checklist, How-To, dan FAQ. Silakan dipakai sebagai acuan harian.
Quote lapangan:
“Yang bikin masalah bukan orangnya, tapi instruksinya yang multi-tafsir.”
Apa Itu “Bahasa Kerja Pabrik”?
Bahasa Kerja Pabrik adalah gaya komunikasi yang singkat, spesifik, dan berbasis data untuk mengontrol proses produksi. Ciri utamanya:
- Fokus pada fakta: angka, waktu, lokasi, lot, standar.
- Kalimat operasional: siapa melakukan apa, kapan, di mana.
- Minim asumsi: kalau belum pasti, tulis “sedang verifikasi”.
- Selalu ada next action: langkah berikutnya & PIC.
3 Mode Komunikasi Pabrik (Pilih Sesuai Situasi)
1) Instruksi kerja (instruction)
- Targetnya: tindakan jelas & konsisten.
- Wajib: apa, berapa, standar, batas waktu.
2) Laporan status (reporting)
- Targetnya: orang lain cepat paham kondisi.
- Wajib: status + data + impact + next action.
3) Eskalasi masalah (escalation)
- Targetnya: keputusan cepat tanpa drama.
- Wajib: fakta + risiko + countermeasure + keputusan yang dibutuhkan.
Formula Kalimat yang Aman Dipakai (Siap Copy)
A) Instruksi produksi
- Mohon proses (produk) sebanyak (qty) untuk (lot/order) di (line/mesin) mulai (jam).
- Pastikan (parameter) sesuai standar: (nilai). Jika out of spec, stop & laporkan ke (PIC).
B) Laporan harian
- Status: On-going. Output saat ini (qty) pcs, target (qty) pcs. Kendala: (kendala). Next action: (aksi) oleh (PIC).
C) Laporan NG / defect (quality)
- Ditemukan (jenis NG) pada (produk) lot (lot) sebanyak (qty). Hasil cek awal: (data). Usulan tindakan: (countermeasure). Mohon arahan terkait disposition (hold/rework/sort).
D) Permintaan konfirmasi
- Mohon konfirmasi sebelum (tanggal/jam) agar jadwal (produksi/pengiriman) tidak terdampak.
Tabel Referensi Cepat: Istilah Pabrik yang Paling Sering Muncul
| Istilah | Makna Praktis | Contoh Pemakaian | Catatan |
|---|---|---|---|
| Lot | Batch/kelompok produksi | Mohon cek lot A-17 untuk hasil ukur terakhir. | Selalu tulis kode lot. |
| NG | Produk tidak sesuai standar | Ditemukan NG scratch 12 pcs di lot B-03. | Butuh qty & lokasi temuan. |
| OK / Good | Sesuai standar | Hasil inspection: OK, lanjut proses. | Jika memungkinkan, sebut parameter. |
| Hold | Tahan barang/proses | Hold sementara sampai konfirmasi QA. | Wajib jelaskan alasan. |
| Rework | Perbaikan ulang | Rework 50 pcs: sanding & recheck. | Definisikan langkah rework. |
| Sorting | Pemisahan OK/NG | Sorting 300 pcs untuk cek dimensi. | Sebut kriteria sorting. |
| Stop line | Hentikan line | Stop line jika parameter out of spec. | Utamakan safety & quality. |
| Changeover | Ganti model/setting | Changeover jam 13:00, butuh 30 menit. | Sertakan durasi & impact. |
| Downtime | Waktu mesin berhenti | Downtime 25 menit karena sensor error. | Catat penyebab. |
| ETA | Perkiraan waktu tiba/selesai | Spare part ETA 14:00, pemasangan 20 menit. | Gunakan jam yang konkret. |
| PIC | Penanggung jawab | PIC: Maintenance (Pak Andi) untuk pengecekan. | Nama/posisi mempercepat eksekusi. |
Checklist Bahasa Kerja yang “Tidak Bikin Tafsir Ganda”
- Selalu sebut lokasi: line, mesin, area, gudang, dock.
- Selalu sebut identitas: part name, part number, lot, PO, tanggal.
- Selalu sebut angka: qty, hasil ukur, toleransi, durasi downtime.
- Selalu sebut status: on-going/pending/blocked/done.
- Selalu tutup dengan next action: PIC + jam update berikutnya.
How-To: Membuat Laporan Masalah Produksi yang Cepat Dipahami (Format “4S”)
Format ini cocok untuk chat internal, email, atau laporan singkat. Tujuannya: pembaca langsung paham tanpa bolak-balik tanya.
- Situation: apa yang terjadi (di mana & kapan).
- Scale: seberapa besar (qty, durasi, area terdampak).
- Suspect: dugaan penyebab (jika belum yakin, tulis “sementara”).
- Step: langkah yang sudah dilakukan & langkah berikutnya + PIC + due time.
Contoh (singkat & aman):
- Situation: Line 1 stop jam 09:10 karena alarm temperature.
- Scale: downtime 18 menit, output tertahan 60 pcs.
- Suspect: sementara diduga sensor overheating.
- Step: maintenance cek sensor & cooling; update berikutnya jam 09:45. Mohon arahan jika perlu lanjut produksi dengan monitoring ketat.
Tabel Cepat: Kata yang Perlu Dihindari & Pengganti yang Lebih Aman
| Hindari | Kenapa Berisiko | Ganti dengan |
|---|---|---|
| Sepertinya | Terlalu subjektif | Berdasarkan cek awal / data sementara |
| Nanti saja | Tidak ada batas waktu | Update pukul (jam) / sebelum (tanggal) |
| Sudah aman | Tanpa standar pembanding | OK sesuai standar (nilai/toleransi) |
| Banyak | Angka tidak jelas | (qty) pcs / (durasi) menit |
| Masalahnya di sana | Terkesan menyalahkan | Kami temukan perbedaan pada (data/area), sedang verifikasi penyebab |
Mini FAQ: Bahasa Kerja Pabrik
1) Bedanya “instruksi” vs “informasi” itu apa?
Instruksi meminta tindakan (ada PIC & due time). Informasi memberi update tanpa meminta aksi langsung. Kalau butuh aksi, tulis jelas: “Mohon lakukan …”.
2) Kenapa harus selalu pakai angka?
Karena angka mengunci definisi masalah. “NG banyak” bisa beda tafsir. “NG 12 pcs di lot B-03” tidak bisa diperdebatkan.
3) Kalau belum tahu penyebabnya, bagaimana menulis laporan?
Tulis fakta & status verifikasi. Pisahkan “hasil cek” dan “dugaan sementara”. Lalu tetapkan jam update berikutnya.
4) Apakah boleh pakai singkatan?
Boleh, asal konsisten & dipahami lintas fungsi. Jika tim campuran, buat glosarium internal (misalnya NG, OK, hold, rework, ETA, PIC).
5) Bagaimana cara memastikan pesan saya benar-benar dipahami?
Tutup pesan dengan konfirmasi: “Mohon reply OK jika jelas” atau “Mohon konfirmasi opsi yang dipilih” serta sebut due time.
Ringkasan Praktis (Kalau Anda Cuma Ingat 5 Hal)
- Lokasi + identitas + angka + status + next action.
- Bedakan fakta dan dugaan.
- Kalau ada risiko, tulis impact: quality, cost, delivery, safety.
- Selalu ada jam update berikutnya.
- Gunakan template konsisten agar lintas fungsi makin cepat paham.